Instellingen voor een transactie

Wanneer u een transactie heeft aangemaakt kunt u extra instellingen toevoegen aan die transactie aan de rechterkant van het scherm.

Transactienaam

Hier kunt u de naam van de transactie verder aanpassen. Deze kunt u aanpassen aan de bovenkant van de transactie door op het potloodje te klikken.

Status

Hier wordt de status van een transactie weergegeven. Een transactie die is aangemaakt maar nog niet is verzonden zal de status "concept" hebben.

**Herinneringsschema **

In een herinneringsschema kunt u instellen wanneer er herinneringsmails worden verzonden naar ontvangers die het ondertekenproces nog niet hebben afgerond. Hier kunt u configureren wanneer de eerste herinneringsmail moet worden verzonden, met welke interval er daarna mails worden verzonden en hoeveel mails er totaal verzonden moeten worden. 

Het is ook mogelijk om een standaard schema op te slaan in uw ValidSign account. Meer informatie hierover kunt u vinden in het support artikel Mijn account.

Vervaldatum

Hier kunt u een vervaldatum opgeven voor de transactie. Als de vervaldatum is bereikt wordt deze in de 'conceptfase' gezet en is daarmee niet meer actief. De link die ondertekenaars in hun e-mail krijgen om doorgeleid te worden naar het document zal dus niet meer werken. Als u die transactie weer wilt activeren kunt u de vervaldatum aanpassen naar een later moment en de transactie opnieuw versturen. 

Als u een vervaldatum geeft aan de transactie dan wordt automatisch 4 dagen voor deze datum een herinnering verstuurd aan alle deelnemers van de transactie die nog dienen te tekenen.

Ook kunt u aangeven na hoeveel dagen de transactie verlopen is. U hoeft dan geen specifieke datum aan te geven maar u geeft bijvoorbeeld 15 in. Vervolgens zal de transactie 15 dagen na het versturen verlopen. 

Bericht naar alle ontvangers

U kunt ervoor kiezen om een bericht toe te voegen dat alle ontvangers ontvangen. Deze vinden zij terug in de e-mail die zij ontvangen nadat u uw document(en) ter ondertekening heeft verzonden. 

Taal

De taalinstellingen van een transactie bepalen in welke taal de mailtjes rondom de transactie worden uitgestuurd en in welke taal de menu's worden weergegeven tijdens het ondertekenproces. 

De tijdzone

Hier kunt in instellen welke tijd wordt gebruikt bij het genereren van de Evidence summary.

Face to face ondertekenen

Deze functie kunt u instellen wanneer u in het bijzijn bent van de ontvanger(s) en u snel achter elkaar wilt ondertekenen op één scherm. Wanneer de eerste ontvanger heeft ondertekend, wordt de tweede ontvanger gevraagd te ondertekenen op dat scherm. Dit kan handig zijn in het geval van een vergadering waarbij er direct door meerdere mensen ondertekend dient te worden.

Herzien vóór voltooiing

Deze functie maakt het mogelijk om de transactie nogmaals in te zien voordat deze als voltooid wordt gemarkeerd. Dit kan handig zijn wanneer u een ondertekenaar vraagt om een document te uploaden als onderdeel van een transactie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uploaden van een identiteitsbewijs. U kunt dan vóór de voltooiing van de transactie het geüploade document eventueel afkeuren en om een nieuwe upload vragen.

Toegankelijkheidsmodus inschakelen

Deze functie maakt een schermlezer mogelijk voor mensen met een verminderd zicht. 

Instellingen voor een individuele ondertekenaar

Wanneer u een transactie aanmaakt en u één of meerdere ontvangers toevoegt, kunt u extra opties instellen voor elke individuele ondertekenaar. Denk hierbij aan het toevoegen van een extra authenticatiemethode of het toevoegen van een persoonlijke tekst en/of bijlage. Achter iedere ontvanger staan drie stipjes waar u op kunt klikken om naar de instellingen van die ontvanger te gaan. 

Als u op ontvanger bewerken klikt, verschijnt er rechts in het scherm een menu.

Ontvanger

Hier vindt u de voornaam en achternaam van de desbetreffende ontvanger. 

**Authenticatie **Hier kunt u ervoor kiezen om een extra authenticatiemethode toe te voegen. Er wordt altijd standaard een e-mail uitgestuurd voor ondertekening. Daarnaast is er de mogelijkheid om een extra SMS-code uit te sturen of V&A toe te passen. Bij de SMS-verificatie wordt een code naar het mobiele nummer van de ontvanger verzonden. De ontvanger zal deze code moeten invoeren om te kunnen ondertekenen. De SMS-functionaliteit is enkel beschikbaar wanneer er een SMS-bundel is aangeschaft.

V&A staat voor Vraag & Antwoord, waarbij er minstens één V&A vereist is in te voeren. Met V&A kunt u vragen voorleggen aan de ondertekenaar; in dit geval zijn dat 'gedeelde geheimen'. U kunt vragen formuleren op basis van informatie die u al over uw klant heeft, zoals de laatste vier cijfers van zijn/haar burgerservicenummer of een ID-nummer. Als de ondertekenaar het juiste antwoord geeft, wordt deze geverifieerd als de juiste ontvanger van de transactie. Deze V&A functie is ideaal bij bijvoorbeeld het verzenden van een verzekeringsclaim of een elektronische overboeking.

Bij eenmalige aanmelding (SSO) moet iemand inloggen via het netwerk van uw organisatie. Deze functionaliteit werkt alleen als uw organisatie een SSO koppeling met ValidSign heeft en de ondertekenaar een account heeft op het netwerk van uw organisatie. 

Ondertekeningsmethode

Onder "Ondertekeningsmethode" kunt u ervoor kiezen om een externe authenticatiemethode toe te passen. Een voorbeeld van een externe authenticatie is iDIN. Ook biedt ValidSign ondersteuning voor BankID, DigiD en eHerkenning. Om één van deze vormen van externe authenticatie te kunnen gebruiken moet uw organisatie dit als aanvullende dienst bij ValidSign afnemen. 

Om een ondertekenaar een gekwalificeerde handtekening te laten zetten kunt u kiezen voor de optie Personal Certificate Signing of Qualified Cloud Signing. Hiermee wordt de ondertekenaar verplicht om de digitale handtekening te zetten met een persoonlijke certificaat. Het is dan wel essentieel dat de ondertekenaar hier de beschikking over heeft. 

Bijlagen

U kunt ervoor kiezen om de ondertekenaar een extra bestand te laten uploaden voordat het ondertekenen van het document voltooid kan worden. 

Het uploaden kunt u verplicht stellen door de knop "Vereist" aan te vinken. De ondertekenaar wordt dan verplicht een bijlage te uploaden, bijvoorbeeld een scan van een ID-kaart. De verzender kan deze bijlage vervolgens accepteren of weigeren met eventueel bijgevoegd commentaar. Indien deze functie niet als "Vereist" wordt aangevinkt, wordt de ondertekenaar niet verplicht gesteld om een document bij te voegen. De verzender kan deze dan ook niet weigeren.

Wilt u de kopie ID/bijlage graag eerst inzien voordat de transactie wordt afgerond? Dit kunt u instellen. Hoe, dat leest u hier.

Geavanceerd

Onder geavanceerd kunt u een persoonlijke boodschap toevoegen voor de ontvanger. Deze krijgt de ontvanger dan te zien in plaats van het bericht dat voor alle ontvangers bestemd is.

Daarnaast kunt u de ontvanger de mogelijkheid geven om de transactie door te zetten naar iemand anders, bijvoorbeeld een collega die gemachtigd is om te ondertekenen. Dit kunt u instellen door op de knop "Wijzig ondertekenaar" te klikken. Ook kunt u ervoor kiezen om de ondertekende document(en) als een e-mailbijlage mee te sturen. Dit kunt u instellen door op de knop "Document(en) als e-mailbijlage" te klikken. In plaats van een mail met een link naar de ondertekende documenten krijgt de ontvanger dan een mail met de ondertekende documenten in de bijlage.

Heeft u verder nog vragen? Neem dan contact met ons op. Dit kan via support@validsign.eu of 085 303 36 76.